Digitalisierung in Immobilien und Design: Der unsichtbare Wendepunkt für Ihren Erfolg

Digitalisierung in Immobilienagenturen, Studios und Designern: Der unsichtbare Schritt, der den Erfolg 2025 bestimmt

In den vergangenen Jahren habe ich mit zahlreichen Immobilienagenturen und Designstudios gearbeitet, die fast vertraulich ein gemeinsames Muster teilen: Digitalisierung ist längst kein Luxus oder bloßer Vorteil mehr. Sie trennt die Führungskräfte der Branche von denen, deren Geschäft langsam schrumpft, ohne ersichtlichen Grund. Doch was bedeutet es wirklich, eine Agentur oder ein Studio zu digitalisieren – weit mehr als nur eine Webseite zu haben und WhatsApp zu nutzen? Und vor allem: Was kannst du jetzt konkret tun, um bessere Ergebnisse zu erzielen, Talente anzuziehen, Abläufe zu optimieren und das Kundenerlebnis zu verbessern?

Von Schaufenstern zu digitalen Dashboards: Wo stehen wir wirklich?

Eine Erfahrung, die ich sowohl bei Beratungen als auch bei eigenen Projekten sammelte, zeigt: Digitale Transformation bedeutet viel mehr, als nur aus Zwang etwas Neues einzuführen, um auf LinkedIn mit Laptop und Hashtags wie #DigitalZukunft zu glänzen. Im Jahr 2025 liegt die größte Trennung in der ~~automatisierten und integrierten Datenverwaltung, vernetzten Arbeitsabläufen und in der echten Erfahrung, die Kunden und Teams machen~~. Dieser "unsichtbare digitale Sprung" ist die interne Veränderung, die beeinflusst, wie Projekte entschieden, verkauft und präsentiert werden.

Eine interne Umfrage von Whatfix zu Digitalisierung in Dienstleistungsunternehmen ergab, dass 81 Prozent der Führungskräfte angeben, die digitale Veränderung habe ihr Geschäftsmodell und Markenbild grundlegend verändert. Unternehmen, die keine kritischen Prozesse digitalisierten, verlieren dagegen bis zu 30 Prozent mehr Geschäftschancen jährlich im Vergleich zur Konkurrenz [Whatfix, 2025].

Diese Zahlen werden greifbar, wenn man Kollegen sieht, die anstatt zu wachsen, sich in wiederkehrenden Aufgaben, Missverständnissen und Lieferverzögerungen verfangen – während digitalisierte Unternehmen auf den Titelseiten stehen, Umsätze steigen und sie Zeit für Innovation haben.

Warum Digitalisierung heute mehr ist als nur Technik?

Heutzutage wird Digitalisierung oft mit der Anschaffung einzelner Tools gleichgesetzt: ein CRM hier, professionelle Fotos da, Renderings oder KI für Mutige. Doch der wahre Sprung gelingt, wenn Technologie zur Hintergrundbedingungen wird – wie Strom oder Wasser zu Hause – und der Fokus auf den Menschen, Entscheidungen und reibungslosen Arbeitsabläufen liegt.

Kannst du dich daran erinnern, wann du von physischen Plänen und Skizzen in Ordnern zu einer digital strukturierten und für alle Teammitglieder jederzeit zugänglichen Ablage wechseltest? Das war der erste große Schritt. Jetzt steht die nächste Herausforderung an: ~~vernetzte Daten, integrierte Prozesse, Echtzeitpräsentationen und Kommunikation sowie Entscheidungen, die von wirklich relevanten Kennzahlen gestützt werden~~.

Diagnose: Auf welchem Digitalisierungs-Level befindet sich Ihre Agentur oder Ihr Studio?

Viele glauben, sie seien weit fortgeschritten, weil sie eine ansprechende Webseite haben oder eine Verwaltungssoftware verwenden. Doch wirklich tiefgreifende Digitalisierung bedeutet, die Unternehmenskultur und Kernprozesse zu verändern. Mein Tipp: starten Sie mit einer ehrlichen Selbstdiagnose. Erkennen Sie sich in einer der folgenden Stufen wieder?

Oberflächliche Digitalisierung: Digitale Kanäle für Marketing und Kommunikation sind vorhanden, interne Prozesse bleiben jedoch manuell und unsynchronisiert.
Isolierte Automatisierung: Sie verwenden einzelne Werkzeuge (z. B. Kalenderverwaltung, digitale Präsentationen, ERP, Kostenvoranschlagssoftware), aber ohne Integration oder Gesamtübersicht.
Umfassende Digitalisierung: Einheitlicher Datenfluss vom ersten Kundenkontakt bis zur Projektübergabe, interne Kommunikation über kollaborative Plattformen, Echtzeitberichte und Raum für Innovation.

Ich versichere Ihnen, dass auch Firmen, die als besonders modern gelten, meist irgendwo zwischen der zweiten und dritten Stufe pendeln. Und das ist völlig normal – genau hier lernt man am meisten, testet und verbessert.

Praktische Leitlinien für eine erfolgreiche Digitalisierung: Was kein Handbuch verrät

Richte den Fokus neu aus: Hör auf, nur Werkzeuge zu suchen; beginne bei Prozessen und Menschen. Technologie dient hier lediglich als Verbindungsglied.
Bewerte und priorisiere Probleme: Identifiziere deutlich spürbare Engpässe (z. B. lange Angebotszeiten, Fehler bei Überweisungen oder schlechte Kundenkommunikation) und bearbeite diese Schritt für Schritt.
Fördere die Unternehmenskultur: Teile kleine Erfolge, feiere erste Automatisierungen und unterstütze diejenigen, die dem Wandel skeptisch gegenüberstehen. Empathie ist hier dein stärkstes Werkzeug.
Binde Visualisierung, Prozesse und Management zusammen ein: Im Immobilien- und Designbereich ist die optische Präsentation entscheidend. Nutze Plattformen, die Verwaltung und professionelle visuelle Inhalte – ob mit KI, Präsentationssoftware oder kollaborativen Tools – vereinen.
Arbeite disziplinübergreifend: Die Einbindung von Buchhaltung, Rechtsabteilung, Maklern, Designern und Architekten von Anfang an verstärkt die Wirkung der Digitalisierung erheblich.

Erfahrungen aus der Praxis: Drei Beispiele für konkrete Veränderungen

Damit die Theorie greifbar wird, teile ich drei Geschichten (von Kollegen und Kunden mit fiktiven Namen, aber realen Situationen), die zeigen, wie strategische Digitalisierung bereits kleine Bereiche verändert:

Sofías Geschichte: Architektin, Projektleiterin und "innere Koordinatorin" im eigenen Studio
Mit einem kleinen Team überwältigten Sofía Flut von E-Mails, Anrufen und verstreuten Tabellen. Durch Prozessaufzeichnung und Digitalisierung der Dokumentenverwaltung sowie Einführung kollaborativer Dashboards für Budgets und Freigabeprozesse konnte sie ihre Kapazität verdoppeln, ohne mehr Stunden zu arbeiten. Überraschend war, dass die Kommunikation mit Kunden nach drei Monaten „flüssiger und entspannter“ lief.
Martín und seine Immobilienagentur: Vom Geheimtipp zum lokalen digitalen Erfolg
Martín, Besitzer einer 20-jährigen Familienagentur, revolutionierte sein Geschäft, indem er interne Daten zu Leads, Abschlusszeiten und Kundenzufriedenheit durch Vernetzung von CRM, Webformularen und WhatsApp Business systematisch auswertete. Er optimierte nicht nur die Werbeausgaben auf Immobilienportalen, sondern wusste genau, wann er sein Team verstärken oder neue Services anbieten sollte. Das Resultat: Ein Umsatzanstieg von 37 Prozent in nur einem Jahr.
Ein Möbel-Showroom und die Revolution im Verkaufsteam
Nach der Pandemie führte der Showroom virtuelle Rundgänge mit Live-Unterstützung ein und automatisierte Termine für Produktdemonstrationen, ergänzt durch visuelle Tools zum Vergleich von Möbelstücken und Raumgestaltungen. Das unerwartete Ergebnis: 62 Prozent mehr Anfragen, Verdoppelung der Abschlussquote und ein Motivationsschub im Team – sie fühlten sich „weniger Verkaufstresen, mehr Berater“.

Branchen, in denen Digitalisierung einen vielfachen Wert generiert: Chancen für Eigentümer, Makler und Designer

Digitalisierung bietet strategische Vorteile in verschiedenen Bereichen. Hier einige Beispiele, wo der Fortschritt besonders stark spürbar und messbar ist:

Eigentümer: können den Zustand, Ergebnisse und Rückmeldungen zu ihren Objekten in Echtzeit verfolgen und so Investitionen optimieren sowie Verkauf oder Vermietung erleichtern.
Immobilienmakler: automatisieren Nachverfolgung, Angebote und Verträge, managen mehrere Geschäfte parallel und passen Botschaften gezielt an. Hier zeigt sich deutlich der Unterschied in Qualität und Umfang.
Designer und Architekten: von integriertem Projektmanagement mit Kunden und Versionskontrolle bis zu fotorealistischen Präsentationen und KI-gestützter Inhaltserstellung – all das beschleunigt Reaktionszeiten und hebt die Qualität.
Studierende und Gründer:innen: haben Zugang zu Ressourcen, Netzwerken und personalisiertem Lernen, wodurch Wissen und Best Practices schnell und unkompliziert genutzt werden können.

„Automatisierung und Digitalisierung sparen Jahr für Jahr Tausende Stunden. Fang dort an, wo es am meisten weh tut, und du wirst schneller Ergebnisse sehen als erwartet. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern die Einstellung.“ – geteilt von Vicente, COO eines regionalen Immobiliennetzwerks.

Schlüsselwerkzeuge für die Digitalisierung Ihres Unternehmens 2025 (und wie Sie die richtige Wahl treffen)

Wählen Sie Werkzeuge, die eine Brücke bilden – kein Selbstzweck –, und konzentrieren Sie sich auf drei Hauptbereiche:

Integriertes Management (CRM, ERP, Projekt-Dashboards): Zur Zentralisierung von Daten und Reduktion manueller Aufgaben.
Kollaborative Plattformen und Kommunikationstools (Slack, Notion, Google Workspace, Asana, Trello, Monday u. Ä.): Für koordinierte Zusammenarbeit mit Teams und Kunden ohne Chaos durch E-Mails und WhatsApp.
Visualisierungs- und Präsentationstools: Um Renderings, Videos, virtuelles Inszenieren und Animationen zu erstellen. Hier kommen Plattformen wie Deptho ins Spiel, die Bild- und Raumgestaltung vereinfachen, Zeit sparen, Kosten reduzieren und die visuelle Qualität deutlich steigern.

Der Schlüssel liegt in der Integration und darin, dass die Lernkurve möglichst flach bleibt. Die eingesparte Zeit und verbesserte Qualität übersteigen die Anfangskosten erheblich.

Widerstand gegen Wandel überwinden: Wege zu langfristigem Erfolg bei der Digitalisierung

Widerstand ist oft die größte Hürde. Ich erinnere mich an meinen ersten digitalen Workshop vor der Pandemie, bei dem die Angst vor Jobverlust durch Automatisierung so groß war, dass es mehrere Workshops brauchte, um den menschlichen Wert der Veränderung zu vermitteln. Das typische Missverständnis – „Digital bedeutet Verlust von Personalisierung, handwerklichem Charme und Wärme im Umgang“ – entspricht nicht der Wahrheit. Digitalisierung schafft Freiräume für Kreativität, individuelle Gestaltung und intensive Kundenbetreuung.

Ein bewährter Tipp: Beziehen Sie die Teamleitenden bei der Gestaltung und Auswahl jedes digitalen Schrittes mit ein. So werden sie zu Botschaftern und Gestaltern – nicht zu bloßen „gezwungenen Nutzern“.

Zukünftige Trends: Umweltorientierte Digitalisierung, prädiktive Daten und immersive Erlebnisse

Im Jahr 2025 reicht es nicht mehr aus, einfach nur digital zu sein – es gilt, neue Wertestandards zu schaffen. Einige bereits sichtbare Trends in führenden Studios und Agenturen:

Kontinuierliche Erfassung der Umweltwirkung dank digitalisierter Daten und Prozesse (zum Beispiel bietet MUJI digitalisierte Kreislaufmöbel im Rahmen ihres Mietservices an, MUJI Bericht).
Einsatz prädiktiver Daten (Maschinelles Lernen, KI) zur Personalisierung von Angeboten und Vorwegnahme von Kundenbedürfnissen basierend auf historischen Mustern.
Immersive Erlebnisse: 3D-Präsentationen, virtuelle Rundgänge, digitales Inszenieren oder interaktive Renderings, die auf jedem Gerät zugänglich sind.

Starten Sie jetzt: Konkrete Schritte zur Beschleunigung der Digitalisierung Ihres Unternehmens

Erstellen Sie eine umfassende Prozesskarte: Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben, unsichtbare Bedürfnisse und Informationsflüsse.
Beziehen Sie Ihr gesamtes Team in partizipative Workshops ein und feiern Sie kleinere Erfolge ab dem ersten digitalen Schritt.
Bewerten Sie Plattformen mit einfacher Integration (minimaler Einstieg) und beginnen Sie mit der Lösung des kostspieligsten oder sichtbarsten Engpasses.
Messen und justieren Sie: Definieren Sie klare Kennzahlen (z. B. Wochenstundenreduktion, Steigerung der Abschlussquote, mehr Leads oder geringere Kommunikationsfehler) und überprüfen Sie den Fortschritt monatlich.
Skalieren Sie schrittweise: Nachdem die dringendsten Probleme gelöst sind, fügen Sie die Ebene der visuellen Präsentation oder die Integration mit der Buchhaltung hinzu und optimieren Sie Prozesse vierteljährlich.

Bereit, Ihre Agentur, Ihr Studio oder Immobilienprojekt zu digitalisieren? Sie können Tools von Deptho kostenfrei testen, um Ihren Prozess zu beschleunigen und den visuellen Eindruck jeder Präsentation zu steigern.

Denken Sie daran: Digitale Transformation ist nicht nur ein Paradigmenwechsel, sondern eine Chance, Ihre professionelle Rolle, das Wohl Ihrer Teams und Ihre Position als Branchenführer in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt neu zu definieren.

Möchten Sie tiefer einsteigen? Ressourcen und nächste Schritte

Wenn Sie weiter vorankommen möchten, finden Sie im Blog von Deptho spannende Artikel zu digitaler Innovation und Branchenwandel. Für individuelle Anliegen oder den Austausch Ihrer Erfahrungen lade ich Sie herzlich ein, mich über Kommentare oder das Kontaktformular zu erreichen.