Datenschutz und Datensicherheit im Immobilien- und Designbereich

Datenschutz und Datensicherheit in Immobilien und Design: Unverzichtbarer Leitfaden für Ihren Alltag

Die digitale Transformation in Immobilien und Raumgestaltung eröffnet enorme Chancen – bringt aber auch neue Pflichten mit sich: den Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten von Kunden und Partnern. Ob Makler, Architekt, Designer oder Eigentümer, Sie haben sich sicher schon gefragt: Entsprechen all die Daten, Bilder und virtuellen Rundgänge den geltenden Vorschriften und den Rechten meiner Kunden?

Dieser Beitrag basiert auf jahrelanger Zusammenarbeit mit Content-, Marketing- und Designteams sowie der Bewältigung rechtlicher Fragen. Und ja, ich habe jede Menge „geschwitzt“, wenn mich eine Kundin bat, die Familienfotos bei einem virtuellen Home-Tour unkenntlich zu machen. Haben Sie ähnliche Erfahrungen? Dann ist dieser Artikel genau für Sie.

Warum Datenschutz im Immobilien- und Designbereich heute wichtiger denn je ist

Täglich verarbeiten wir persönliche Daten in großem Umfang: Namen, Telefonnummern, Adressen, Bilder und sogar private Videos unserer Kunden. Oft landen diese Inhalte auf Social Media, Immobilienportalen oder Design-Plattformen wie Deptho. Wussten Sie, dass selbst kleinste Details rechtliche Folgen haben oder das Vertrauen Ihrer Kunden beeinträchtigen können?

Unsachgemäßer Umgang mit Bildern kann persönliche Informationen ohne Einwilligung preisgeben.
Virtuelle Rundgänge oder 360°-Fotos könnten persönliche Gegenstände, Dokumente oder sogar Gesichter von Minderjährigen zeigen.
Die Weitergabe sensibler Details wie Standort, Alarmanlagen oder familiäre Gewohnheiten birgt Risiken.

Doch es gibt auch eine positive Seite: Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien ist heute ein starkes Unterscheidungsmerkmal und steigert Ihre Glaubwürdigkeit. Wenn Sie die Daten Ihrer Kunden sichern, zeigen Sie Professionalität und bauen vertrauensvolle Beziehungen auf.

Wichtige Regelungen: DSGVO und internationale Standards

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aus der Europäischen Union hat sich global als Maßstab etabliert – auch für Immobilien- und Designexperten außerhalb Europas. Wahrscheinlich haben Sie den Begriff schon gehört. Aber was bedeutet das konkret für Ihren Alltag?

Definiert personenbezogene Daten als alle Informationen, die eine Person identifizieren können – z. B. Name, Adresse, Bilder oder Kaufvorlieben.
Fordert transparente Information darüber, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und wie Betroffene ihre Rechte ausüben können.
Erfordert eine ausdrückliche Einwilligung, besonders für die öffentliche Nutzung visueller Inhalte wie Fotos oder Videos mit identifizierbaren Personen.
Legt Regeln für die Speicherdauer, Datensicherheit und Datenpflege fest.

Viele Länder verfügen über eigene Gesetze (wie das DSG in Mexiko, die LOPDGDD in Spanien oder die CCPA in Kalifornien), doch das Ziel bleibt immer gleich: den Schutz der Personen und die Förderung von Transparenz.

Befindet sich Ihr Unternehmen außerhalb der EU? Wenn Sie Daten von europäischen Kunden verarbeiten (z. B. ausländische Investoren oder Nutzer internationaler Portale), können für Sie ebenfalls Anforderungen der DSGVO gelten.

Lesen Sie detaillierte Informationen und rechtliche Vorgaben auf der offiziellen Seite der Europäischen Kommission: Datenschutz – Europäische Kommission

Häufige Fehler, die Ihr Geschäft gefährden können – und wie Sie sie umgehen

Eigentumsfotos ohne Entpersonalisierung oder ohne das Verbergen persönlicher Gegenstände und Dokumente teilen.
Speicherung von Daten wie E-Mails oder Telefonnumern in Tabellen ohne Zugangskontrolle oder grundlegende Sicherheitsmaßnahmen.
Versenden kompletter Datenbanken per E-Mail ohne Verschlüsselung oder ausdrückliche Berechtigungen.
Veröffentlichung virtueller Rundgänge oder Videos auf Social Media mit Anwesenheit von Kindern oder sensiblen Details ohne Einwilligung.
Den Kunden nicht über Speicherung und Verwendung seiner Bilder und Daten informieren oder keine schriftliche Einwilligung einholen.

Unterschätzen Sie keine kleinen Nachlässigkeiten: Ein Foto auf einem Portal kann viral gehen und echte Auswirkungen auf den Ruf Ihrer Marke haben.

Gute Praktiken für Immobilienmakler, Designer und Architekten

Vorbeugung ist der beste Schutz. Hier finden Sie eine Checkliste, basierend auf echten Erfahrungen und Feedback von Kollegen und Kunden:

Erstellen Sie eine leicht verständliche Datenschutzerklärung und stellen Sie diese Ihren Kunden gut zugänglich zur Verfügung.
Holen Sie stets die Einwilligung zur Nutzung von Bildern und Daten ein und dokumentieren Sie diese, besonders bei Veröffentlichungen in Medien und Portalen.
Prüfen Sie Ihre visuellen Inhalte (Fotos, Videos, Renderings, Rundgänge) und nutzen Sie Tools wie Eraser zum Entfernen unerwünschter Objekte oder Personen, bevor Sie die Inhalte veröffentlichen.
Speichern Sie personenbezogene Daten nicht länger als notwendig. Nach Projektabschluss sollten diese Daten nach angemessener Zeit gelöscht oder anonymisiert werden.
Verwenden Sie sichere Passwörter und beschränken Sie den Zugang zu sensiblen Informationen auf berechtigte Personen.

Als Immobilienunternehmer habe ich gelernt, dass Kunden jede transparente Maßnahme schätzen, ganz gleich wie klein sie ist. Ich erinnere mich, wie ich einen digitalen Katalog neu erstellen musste, weil eine Kundin ein privates Foto in einem Render entdeckt hatte. Der Fehler war unangenehm, doch nachdem ich alles korrigiert und Prozesse verbessert hatte, empfahl mich diese Kundin an fünf neue Kunden weiter. Vertrauen ist in unserer Branche unbezahlbar.

Bilder und virtuelle Rundgänge: Tipps für eine gesetzeskonforme und sichere Nutzung

Die intensive Nutzung von Fotos und Videos im Immobilien- und Interior-Design-Bereich erhöht die Offenlegung persönlicher und indirekter Daten (z. B. Standort, Gewohnheiten, Familienleben). Daher empfehle ich Ihnen:

Planen Sie im Vorfeld und bitten Sie die Familie, persönliche Elemente (Fotos, Urkunden, einzigartige Gegenstände) vor der Aufnahme unkenntlich zu machen.
Verwenden Sie Bearbeitungstools wie Image Editing zur Anpassung, Unschärfe oder Löschung persönlicher Elemente.
Holen Sie immer eine schriftliche Genehmigung ein. Ein einfacher Absatz im Dienstleistungsvertrag oder Kostenvoranschlag reicht oft aus.
Schützen Sie Originaldateien (RAW, Drohnenvideos, Renderings) und teilen Sie nur optimierte und freigegebene Kopien.

Wenn Sie unsicher sind, was genau unter „personenbezogenen Daten“ in Bildern und virtuellen Immobilienrundgängen zu verstehen ist, empfiehlt sich eine Orientierung an den offiziellen Richtlinien der Europäischen Kommission – natürlich mit Anpassung auf das jeweilige Land.

Welche Rolle spielen Technologielösungen wie Deptho beim Datenschutz?

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass das Hochladen von Bildern auf digitale Tools automatisch alle rechtlichen Anforderungen abdeckt. In Wirklichkeit liegt die Verantwortung bei allen Beteiligten. Deptho etwa nutzt die Daten seiner Nutzer nicht ohne Zustimmung für externe Zwecke und setzt auf robuste Sicherheitsmechanismen, ersetzt aber keinesfalls die Pflicht, als Profi Einwilligungen einzuholen und die Datenverarbeitung transparent darzustellen.

Fragen Sie sich, ob die europäische Gesetzgebung auch für Ihr außerhalb Europas arbeitendes Unternehmen mit internationalen Kunden oder Projekten gilt? Die EU erläutert hier, unter welchen Bedingungen Sie betroffen sein könnten:

Wer unter die Datenschutz-Grundverordnung fällt

Wie werden Kundendaten bei Cloud-Services, CRM-Systemen und Visualisierungssoftware behandelt?

Die Mehrheit der Immobilienbüros, Architekturbüros und Freelancer nutzt Cloud-Plattformen und spezialisierte CRM-Systeme zur Datenverwaltung. Dabei sind stets zwei Punkte zu prüfen:

Die Plattform erfüllt internationale Datenschutzstandards (DSGVO etc.) und verfügt über zertifizierte Sicherheitsprotokolle.
Sie haben einfachen Zugriff, um Kundendaten auf Antrag zu löschen oder zu exportieren (bekannt als „Recht auf Vergessenwerden“).

Plattformen, die Standardvertragsklauseln (SCC) anbieten – von der EU genehmigte Vertragsmuster – ermöglichen den sicheren internationalen Datentransfer im Einklang mit den erforderlichen Sicherheitsanforderungen.

Standardvertragsklauseln (SCC) - Europäische Kommission

Ressourcen und Werkzeuge, um stets informiert und geschützt zu bleiben

Da Datenschutzgesetze sich schnell ändern, empfehle ich Ihnen, folgende wichtige Webseiten als Lesezeichen zu speichern, um bei Fragen oder Neuerungen im Immobilien- und Designbereich immer auf dem Laufenden zu sein:

Zudem sollten Sie bei Unsicherheiten immer auf Expertenrat zurückgreifen – insbesondere, wenn Sie mit Ihren Projekten in Ihrem Land wachsen oder große Datenmengen verwalten.

Vertrauen und Reputation durch guten Datenschutz aufbauen

Es ist keine Übertreibung zu sagen, dass der nächste große Wettbewerbsvorteil im Immobilien- und Designbereich der verantwortungsvolle Umgang mit Kundendaten sein wird. Immer mehr Kunden achten darauf, prüfen Details und entscheiden sich oft für Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen.

Mit den Empfehlungen und Ressourcen dieses Leitfadens erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern stärken auch Ihren Ruf und schaffen Sicherheit. Machen Sie dies zu einem Teil Ihrer Außenwirkung: Kommunizieren Sie es auf Ihrer Webseite, in Sozialen Medien und in Angeboten.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie professionelles und sicheres visuelles Material erstellen? Entdecken Sie, wie die Suite von Deptho Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen, Ihre Bilder zu schützen und mit Transparenz hervorzustechen.

Wenn Sie weitere Fragen oder Anliegen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren oder im Blog nach verwandten Artikeln zu suchen, vor allem zu den Themen Foto, professionelle Visualisierung und digitale Arbeit im Immobilien- und Designbereich.

Unverzichtbarer Leitfaden zum Datenschutz und zur Datensicherheit für Immobilienmakler und Designer