Prywatność i ochrona danych w branży nieruchomości i projektowania

Prywatność i ochrona danych w nieruchomościach i projektowaniu: kluczowy przewodnik na co dzień

Cyfrowa transformacja branży nieruchomości oraz projektowania przestrzeni otworzyła przed nami ogromne możliwości, ale też nałożyła nowe obowiązki dotyczące ochrony prywatności oraz danych klientów i współpracowników. Jako agent nieruchomości, architekt, projektant lub właściciel, z pewnością zastanawiasz się, czy wszystkie używane przez ciebie dane, zdjęcia i wirtualne spacery spełniają aktualne przepisy i prawa klientów.

Ten artykuł powstał w wyniku lat pracy z zespołami marketingu, tworzenia treści i projektowania, podczas których niejednokrotnie musiałem stawić czoła pytaniom prawnym i, szczerze mówiąc, stresującym sytuacjom, gdy klientka poprosiła mnie o zamazanie twarzy jej rodziny na wirtualnym spacerze po domu. Czy zdarzyło ci się coś podobnego? Jeśli tak, to jest tekst dla ciebie.

Dlaczego ochrona danych jest dziś ważniejsza niż kiedykolwiek w nieruchomościach i projektowaniu?

Codziennie przetwarzamy setki danych osobowych: imiona, numery telefonów, adresy, zdjęcia, a nawet filmy z życia prywatnego klientów. Często materiały te trafiają do mediów społecznościowych, serwisów nieruchomościowych czy platform projektowych takich jak Deptho. A czy wiedziałeś, że nawet najmniejszy szczegół może skutkować problemami prawnymi lub narazić na utratę zaufania klientów?

Nieodpowiednie użycie zdjęć może ujawnić dane osobowe bez zgody.
Wirtualne spacery lub zdjęcia 360 mogą pokazywać osobiste przedmioty, dokumenty, fotografie, a czasem nawet twarze dzieci.
Udostępnienie wrażliwych informacji (lokalizacja, alarmy, nawyki rodzinne) może stwarzać ryzyko.

Jednak to nie tylko zagrożenia. Przestrzeganie wymogów oraz dbałość o prywatność klientów to dziś konkurencyjny atut i budowanie pozytywnego wizerunku. Chroniąc informacje, pokazujesz profesjonalizm i odpowiedzialność, co pomaga przyciągać nowych, wartościowych klientów.

Podstawowe przepisy: RODO i międzynarodowe standardy

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), wprowadzone w Unii Europejskiej, stało się globalnym punktem odniesienia, również dla ekspertów branży nieruchomości i projektowania spoza Europy. Na pewno słyszałeś tę nazwę, ale co faktycznie oznacza ona dla twojej codziennej pracy?

Określa „dane osobowe” jako wszelkie informacje pozwalające na identyfikację osoby, takie jak imię i nazwisko, adres, zdjęcia czy nawet preferencje zakupowe.
Nakazuje jasno informować, jakie dane zbierasz, w jaki sposób je wykorzystujesz i jak można korzystać z praw do ich ochrony.
Wymaga wyraźnej zgody, zwłaszcza w przypadku upubliczniania materiałów wizualnych (zdjęcia, spacery, filmy) przedstawiających rozpoznawalne osoby.
Reguluje kwestie przechowywania danych, ich bezpieczeństwa oraz konieczności aktualizacji.

Istnieją też przepisy krajowe, na przykład w Meksyku (Federalna Ustawa o Ochronie Danych), Hiszpanii (LOPDGDD) czy Kalifornii (CCPA), lecz ich główna idea pozostaje ta sama: ochronić osoby i zwiększyć przejrzystość.

Działasz poza UE? Jeśli obsługujesz dane europejskich klientów (np. zagranicznych inwestorów czy użytkowników międzynarodowych portali), niektóre zasady RODO mogą dotyczyć również ciebie.

Szczegółowe wymogi i obowiązki znajdziesz na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej: Data protection - European Commission

Najczęstsze błędy narażające twoją działalność na ryzyko i jak ich unikać

Publikowanie zdjęć nieruchomości bez usunięcia lub zasłonięcia elementów osobistych czy dokumentów.
Przechowywanie danych (maili, numerów telefonów) w arkuszach kalkulacyjnych bez kontroli dostępu i podstawowych zabezpieczeń.
Wysyłanie pełnych baz danych mailowo bez szyfrowania i wyraźnych zgód.
Publikowanie wirtualnych spacerów lub filmów na mediach społecznościowych z udziałem dzieci lub wrażliwych danych bez zgody.
Nieinformowanie klienta o sposobie przechowywania jego danych i obrazów oraz brak pisemnej zgody.

Nie bagatelizuj drobnych niedopatrzeń: jedno zdjęcie opublikowane na portalu może szybko się rozprzestrzenić i poważnie wpłynąć na reputację twojej marki.

Dobre praktyki dla agentów nieruchomości, projektantów i architektów

Najlepszą strategią jest działanie z wyprzedzeniem. Oto osobista lista kontrolna oparta na realnych doświadczeniach i opiniach współpracowników oraz klientów:

Utwórz prostą politykę prywatności, napisaną jasnym językiem, i zapewnij do niej łatwy dostęp wszystkim klientom.
Zbieraj i dokumentuj zgodę na użycie zdjęć i danych, zwłaszcza gdy będą publikowane w sieci lub na portalach.
Kontroluj materiały wizualne (zdjęcia, filmy, rendery, spacery) i korzystaj z narzędzi takich jak Eraser (do usuwania niechcianych obiektów lub osób) przed publikacją.
Nie przechowuj danych osobowych dłużej niż to konieczne. Po zakończeniu projektu usuwaj lub anonimizuj je po upływie rozsądnego czasu.
Używaj silnych haseł i ogranicz dostęp do wrażliwych informacji tylko do osób, które rzeczywiście tego potrzebują.

Jako przedsiębiorca w branży nieruchomości nauczyłem się, że nawet najmniejsze przejrzyste działania są doceniane przez klientów. Pamiętam, jak musiałem poprawić katalog cyfrowy, ponieważ klientka zauważyła prywatne zdjęcie w renderze. To nie było łatwe, ale po wdrożeniu poprawek i usprawnieniu procedur, ta sama klientka poleciła mnie pięciu nowym klientom. Zaufanie to w tym biznesie wszystko.

Zdjęcia i spacery wirtualne: podstawy bezpiecznego i zgodnego z prawem przetwarzania

Masowe korzystanie ze zdjęć i filmów w nieruchomościach oraz aranżacji wnętrz zwiększyło ekspozycję danych osobowych i pośrednich, takich jak lokalizacja, nawyki czy życie rodzinne. Polecam:

Planowanie wcześniej: poproś domowników o usunięcie osobistych elementów (zdjęć, dyplomów, unikatowych przedmiotów) przed sesją.
Korzystanie z narzędzi takich jak Image Editing do korekty, zamazywania lub usuwania prywatnych elementów.
Zawsze uzyskuj pisemną zgodę. Prosty zapis może znaleźć się w umowie o usługi lub budżecie.
Chroń oryginalne pliki (RAW, filmy z drona, rendery) i udostępniaj jedynie zoptymalizowane i zatwierdzone kopie.

Jeśli masz wątpliwości, co dokładnie stanowi „dane osobowe” na zdjęciach i w wirtualnych spacerach, warto zajrzeć do oficjalnych wytycznych Komisji Europejskiej (z zachowaniem odpowiedniego dostosowania do przepisów danego kraju).

Jaką rolę odgrywają platformy technologiczne, takie jak Deptho, w kwestii prywatności i ochrony danych?

Wielu użytkowników myśli, że samo dodanie zdjęć do narzędzia cyfrowego rozwiązuje kwestie prawne, lecz za ochronę danych odpowiadają wspólnie platforma i użytkownik. Deptho nie wykorzystuje danych użytkowników do celów zewnętrznych bez zgody i stosuje mocne zabezpieczenia, ale nie zwalnia profesjonalisty z obowiązku uzyskania właściwej zgody i jasnego określenia celu przetwarzania danych.

Jeśli zastanawiasz się, czy europejskie przepisy cię dotyczą, a pracujesz poza Europą, ale obsługujesz zagranicznych klientów lub publikujesz projekty na międzynarodowych portalach, UE wyjaśnia tutaj, jak przepisy mogą mieć zastosowanie także do twojej działalności:

Who the General Data Protection Law applies to

Co dzieje się z danymi klientów, gdy korzystasz z usług w chmurze, CRM czy oprogramowania do wizualizacji?

Większość biur nieruchomości, pracowni architektonicznych, a nawet freelancerów przechowuje dane na specjalistycznych platformach cloud i systemach CRM. Należy zawsze zweryfikować dwie kluczowe kwestie:

Czy platforma spełnia międzynarodowe standardy ochrony prywatności (np. RODO) i posiada certyfikaty bezpieczeństwa.
Czy masz łatwy dostęp do usuwania lub eksportu danych klienta na jego żądanie (zwany prawem do bycia zapomnianym).

Platformy oferujące „Standardowe Klauzule Umowne” (SCC), zatwierdzone przez UE, ułatwiają międzynarodowy transfer danych osobowych zgodnie z wymaganymi standardami bezpieczeństwa.

Standard Contractual Clauses (SCC) - European Commission

Źródła i narzędzia, by być na bieżąco i pewnie działać

Prawo zmienia się szybko. Polecam zapisać w zakładkach poniższe linki, by łatwo sprawdzać wątpliwości i śledzić nowości ważne dla branży nieruchomości i projektowania:

Dodatkowo zawsze poszukuj fachowego doradztwa, gdy masz wątpliwości dotyczące konkretnych przypadków w twoim kraju lub gdy twoja firma rozwija się i obsługuje coraz większe ilości danych.

Budowanie zaufania (i reputacji) dzięki ochronie danych

Nie przesadzamy mówiąc, że kolejny wielki wyróżnik w nieruchomościach i projektowaniu to właśnie prywatność i szacunek dla danych osobowych. Coraz więcej klientów pyta, sprawdza i w wielu wypadkach wybiera firmy lub agentów ze względu na sposób, w jaki traktują ich dane.

Wdrażając wskazówki i korzystając z zasobów tego przewodnika, nie tylko realizujesz wymogi prawne, lecz również budujesz wiarygodność i spokój ducha. Możesz to podkreślić na swojej stronie, mediach społecznościowych i w ofertach handlowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o narzędziach do tworzenia profesjonalnych i bezpiecznych materiałów wizualnych? Sprawdź, jak pakiet Deptho pomaga zaoszczędzić czas, chronić zdjęcia i wyróżnić się dzięki transparentności.

Masz pytania lub wątpliwości? Skontaktuj się z nami lub przeczytaj artykuły na blogu dotyczące fotografii, wizualizacji i digitalizacji w nieruchomościach i projektowaniu.

Podstawowy przewodnik po prywatności i ochronie danych dla agentów nieruchomości oraz projektantów